1. Správce osobních údajů

1.1 Správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), je:

1.2 Na zpracování se vedle GDPR použije zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1.3 Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť nesplňuje podmínky čl. 37 odst. 1 GDPR. Kontaktním místem pro dotazy je e-mail uvedený výše.

2. Dvojí postavení: správce a zpracovatel

2.1 V postavení správce zpracováváme údaje o zákaznickém účtu, fakturaci, zabezpečení a obchodní komunikaci. Rozhodujeme o účelech a prostředcích tohoto zpracování.

2.2 V postavení zpracovatele podle čl. 28 GDPR zpracováváme obsah, který zákazník vloží do svého workspace o svých zaměstnancích, spolupracovnících a klientech. Účely a prostředky určuje zákazník jako správce; my jednáme podle jeho pokynů na základě samostatné smlouvy o zpracování osobních údajů.

2.3 Jste-li zaměstnancem nebo spolupracovníkem zákazníka a chcete uplatnit svá práva k údajům v jeho workspace, obraťte se nejprve na svého zaměstnavatele jako správce. Vaši žádost mu bez zbytečného odkladu předáme.

3. Kategorie subjektů údajů a zpracovávaných údajů

3.1 Zpracováváme údaje těchto kategorií osob: kontaktní a odpovědné osoby zákazníka, uživatelé služby, zájemci o službu a osoby komunikující s podporou.

3.2 Zpracováváme zejména:

• identifikační a kontaktní údaje, jméno, pracovní e-mail, název firmy, IČO, DIČ, sídlo;
• údaje o účtu, role, oprávnění, jazykové nastavení, datum založení a poslední přihlášení;
• bezpečnostní záznamy, IP adresa, čas a výsledek přihlášení, změny oprávnění, záznamy o dvoufázovém ověření;
• fakturační údaje, objednané plnění, ceny, platební stav a doklady;
• komunikaci, obsah požadavků podpory a související e-maily;
• technické provozní záznamy nezbytné pro chod a zabezpečení služby.

3.3 Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR a nevyžadujeme jejich vkládání do služby.

4. Účely zpracování a právní tituly

4.1 Poskytnutí údajů nutných k uzavření a plnění smlouvy je smluvním požadavkem; bez nich nelze službu poskytovat.

5. Soubory cookie a obdobné technologie

5.1 Používáme výhradně technicky nezbytné cookie a úložiště prohlížeče: relační cookie pro přihlášení, ochranu proti podvržení požadavku a uchování jazykové volby.

5.2 Tyto nástroje jsou nezbytné pro poskytnutí služby výslovně vyžádané uživatelem, a proto podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, nevyžadují souhlas.

5.3 Nepoužíváme analytické, reklamní ani profilovací cookie třetích stran.

6. Příjemci a zpracovatelé

6.1 Osobní údaje nepředáváme třetím osobám k jejich vlastním účelům a neprodáváme je.

6.2 Údaje mohou být zpřístupněny těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatel serverové infrastruktury a datového centra;
• poskytovatel platební brány pro zpracování plateb a vystavení dokladů;
• poskytovatel e-mailové infrastruktury pro odesílání zpráv;
• externí účetní a daňový poradce v rozsahu účetních dokladů;
• orgány veřejné moci v rozsahu stanoveném právním předpisem.

6.3 Aktuální seznam zpracovatelů s uvedením obchodní firmy, sídla a účelu zpřístupníme na písemnou žádost zákazníka.

6.4 Připojí-li zákazník ve svém workspace službu třetí strany, zejména model umělé inteligence nebo e-mailovou schránku, předává údaje této službě na základě vlastního rozhodnutí a odpovědnosti.

7. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

7.1 Údaje zpracováváme primárně na serverech umístěných v České republice.

7.2 Dojde-li k předání do třetí země, uskuteční se výhradně na základě některého z mechanismů podle kapitoly V GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně podle čl. 45 nebo standardních smluvních doložek podle čl. 46 odst. 2 písm. c).

8. Zabezpečení

8.1 S ohledem na povahu zpracování přijímáme opatření podle čl. 32 GDPR, zejména:

• oddělení dat jednotlivých zákazníků na úrovni databázového schématu;
• šifrování přenosu a šifrované uložení přístupových údajů a klíčů integrací;
• řízení přístupu podle rolí a dvoufázové ověření pro administrátorské účty;
• auditní záznamy přihlášení, změn oprávnění a administrativních zásahů;
• pravidelné zálohování s ověřováním obnovitelnosti;
• omezení přístupu zaměstnanců na nezbytný rozsah a jejich vázanost mlčenlivostí.

8.2 Porušení zabezpečení ohlašujeme dozorovému úřadu podle čl. 33 GDPR a v případě vysokého rizika i dotčeným osobám podle čl. 34 GDPR.

9. Automatizované rozhodování

9.1 Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky pro subjekt údajů ve smyslu čl. 22 GDPR.

9.2 Funkce automatického přidělování práce ve službě jsou nástrojem zákazníka; jejich nastavení a důsledky určuje zákazník jako správce.

10. Práva subjektu údajů

10.1 Máte právo na přístup k údajům (čl. 15), na opravu (čl. 16), na výmaz (čl. 17), na omezení zpracování (čl. 18), na přenositelnost (čl. 20) a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR).

10.2 Je-li zpracování založeno na souhlasu, máte právo jej kdykoli odvolat; odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

10.3 Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení. Tuto lhůtu lze podle čl. 12 odst. 3 GDPR prodloužit až o dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás vyrozumíme.

10.4 Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu podle čl. 77 GDPR. Tím je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

11. Změny těchto zásad

11.1 Zásady můžeme aktualizovat v návaznosti na vývoj služby nebo právních předpisů. Podstatnou změnu oznámíme nejméně 30 dnů předem e-mailem a upozorněním ve službě.

11.2 Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce s uvedením verze a data účinnosti.